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人资部门薪资作业流程建议
(2004/3/23 20:36:30)
  人资部门负责薪资管理的员工每个月必须要处理的工作,应该就是准时、正确的发放所有员工的薪资。虽然是每个月都必须要做的事情,不过在人资管理中,有一些实务上“管理”的需要,则是必须要在整体作业流程中被照顾到的。我们特别将一般公司薪资发放的作业流程整理如下,提供给各位参考:
  
   一、出勤资料作业
  薪资作业人员在这个阶段的主要工作在将员工当月份出勤资料收集、出勤异常处理、加班处理等作业完成。若公司有其它不同计薪方式的员工,则应该同时作业,将所有员工的出勤记录计算清楚,以作为薪资计算的基础。这个阶段应该要确实要求所有出勤异常处理以及加班处理的实时性及正确性,并且为了作业的时效性,人资部门最好订定有每月出勤资料申报期限的最后期限,不然每个月初,薪资作业人员就要到处追着员工办理出勤异常的处理,或是加班记录的申请等,耽误了发薪日期,员工可是不会体谅的。
  
   二、薪资计算作业
  这个阶段主要在将确认过后之出勤资料进行薪资计算作业;虽然基本上,加班费计算或是请假的扣薪等计算方式,都有一定的规定,但是每个公司可能还是会有一些“特别”的计算方式,薪资作业人员必须清楚了解各项加减新的计算方式,并且要确认薪资计算的正确性以及完整性。不过现在由于计算机技术的发展,这个部份的工作大多交由软件处理,因此只要一次的设定工作,日后就可以完全依靠计算机的处理。因此在薪资管理的规定中,最好不要在薪资计算的过程中,加入过多的需要“人为”判断的流程,否则有可能会增加软件程序设计的复杂度,甚至有可能必须计算机作业完毕后,还需要人工的调整作业。
  
   三、薪资数据核准流程
  当薪资作业人员将所有员工的薪资计算清楚并且确认后,下一步就是将资料送签核。一般来说,为了顾及“薪资保密”的原则,人事部门将薪资计算结果整理成报表后,都会由薪资作业人员亲自将资料“面送”主管审核签字,而会经过的主管也以人资部门主管及总经理为主,其它部门基本上不需要看,不过有些公司为了财会部门准备发新的现金,会需要“知会”一下财会部门主管,不过这时候也只需要将总数或是分部门别整理报表给财会部门,而不需要将所有明细将给财会部门的,如此才能够确保薪资资料在核准过程中的保密性。
  
   四、薪资给付作业
  现在大多数的公司都是以薪资转帐的方式处理薪资发放作业,当然这绝对是比较安全与方便的方式。一般来说,财务部门开立薪资转帐支票后交由薪资作业人员送银行办转帐手续。但是也有的公司,考量财务部门与银行的关系与资金调度的问题,会由财会部门处理薪资转帐,只是好不容易做好的薪资保密,有可能会在这里破功。另外,在这个阶段,可能会有必须要发“现金”的问题,这个时候人资部门与财会部门一定要先订定好可以发现金的条件,以及发现金要经过特别核准的流程,这样才不会造成弊端,并且避免无谓的人情困扰。
  
   五、薪资作业错误更正
  当然最好是不需要经过这一项工作,不过如果有错误,我们建议还是要能在当月份补正过来,这个时候就必须要有一个补正的核准流程,并且要订定一定金额以上的补正,需要经过特别的核准流程,这样才会让人资部门“认真”处理薪资作业工作。
  
    基本上,人资部门在考量薪资作业的流程时,最重要的一定要考量以下三点,如果这三点照顾到了,大致就不会出错了。
  
   一、薪资作业流程中,以人资课薪资作业人员为主体,可将责任厘清。
  
   二、薪资保密的原则要被充分的考量到。
  
   三、财务部门职责在确认并准备当月应发薪资金额。
  
    薪资发放作业,虽然不是人资部门最重要的工作,但是却是一般员工最重视,并且人资部门最容易出错的工作。事先订定一些作业的规范,并且仔细的检视,确保各个容易出错的步骤都检查过了,人资部门就可以将大部分的时间,放在企业整体人力资源管理规划的工作上。
  
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